Komunikasi dengan pelanggan sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu untuk mengelolanya dengan baik dan bener.
Pada kesempatan kali ini, izinkan kami untuk berbagi informasi mengenai tips dan trick dalam menangani pesan pelanggan secara cepat dan efisien.
Untuk itu silahkan anda simak baik-baik ulasan lengkapnya beriku ini.
Daftar Isi
Whatsapp untuk Bisnis
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan pelanggan untuk bisa berkomunikasi dengan perusahaan melalui media apapun, termasuk via pesan Whatsapp.
Whatsapp pun mengakomodir hal tersebut dengan mengembangkan Whatsapp Business API dimana bisnis bisa membangun sistem yang berkesesuaian dengan identitasnya dalam berkomunikasi.
Dalam Whatsapp Business API banyak sekali fitur-fitur yang penting bagi bisnis seperti verified badge, broadcast message, sistem CS, sistem CRM, sistem analitik, dan masih banyak lagi.
Menanggapi percakapan pelaggan sangat penting bagi perusahaan dan fitur-fitur Whatsapp Business API tersebut bisa membantu bisnis untuk mengoptimalkannya.
Jika perusahaan menanggi pesan pelaggan dengan baik, bukan tidak mungkin mereka akan menjadi loyal. Namun sebaliknya jika tidak tertangani dengan baik, bisa jadi mereka akan keluar.
Tips Menanggapi Pesan Pelanggan dengan Cepat dan Efisien
Untuk itu, perusahaan harus mengetahui beberapa tips dalam menangani pesan pelanggan dengan cepat dan efisien sehingga mereka merasa senang dan dihargai.
Berikut ini adalah beberapa tips dan trick menangani pesan para pelanggan dengan cepat dan efisien yang perlu diketahui dan sesegera mungkin untuk dijalankan.
- Gunakan ChatBot
Salah satu cara yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk menanggapi pesan pelanggan adalah dengan menggunakan ChatBot (fitur AutoReply)
Tentu saja ini digunakan untuk merespon pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya umum dan rutin. Tentu saja ini akan membuat respon menjadi cepat dan efisien sehingga pelanggan menjadi senang.
- Buat Template Pesan
Sesekali perlu untuk melihat pesan-pesan yang masuk sehingga bisa dibuatkan template jawbaan untuk pertanyaan-pertanyaan yang sering dilayangkan.
Dengan memiliki variasi template pesan yang sudah disiapkan, bisnis dapat merespon percakapan dengan pelanggan dengan cepat, berkesesuaian, dan tidak membosankan.
- Tetap Terhubung (Online)
Tips yang juga amat penting untuk dijalankan adalah pastikan layanan tetap terhubung alias online sehingga bisnis bisa menerima dan merespon pesan-pesan yang masuk dengan cepat.
Jika ternyata bisnis belum bisa menjawab pertanyaan yang dilayangkan, kirim pesan yang menyatakan bahwa pertanyaan tersebut akan segera dijawab nanti.
- Aktifkan Pemberitahuan Pesan
Hal yang harus juga diperhatikan adalah bisnis harus senantiasa mengaktifkan pemberitahuan pesan supaya mengetahui pesan-pesan yang masuk.
Tentu saja ini memungkinkan pesan-pesan yang datang dapat direspon secara langsung dan tanpa menunda-menunda dulu.
- Jadwalkan Waktu Respon
Untuk merespon pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya umum dan rutin ditanyakan tentu bisa menggunakan fitur ChatBot atau AutoReply.
Namun untuk pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya khusus, maka perusahaan harus menyiapkan waktu dan sebisa mungkin untuk terjadwal supaya bisa lebih efektif dan efisien.
- Prioritaskan Pesan
Memprioritaskan pesan-pesan yang masuk juga merupakan bagian penting dalam merespon, pilihlah pesan-pesan yang penting dulu untuk dijawab.
Setelah pesan-pesan penting selesai direspon, dilanjutkan dengan menjawab pesan-pesan lain sesuai dengan kepentingannya.
- Manfaatkan Media Website
Terkadang respon penjelasan yang diinformasikan melalui Whatsapp kurang lengkap, mungkin kurang dari sisi video, gambar, audio, dan lain sebagainya.
Nah, untuk itu diperlukan media pendukung seperti website dimana jawaban atau respon dari pertanyaan-pertanyaan bisa ditautkan kesana.
